01
Installer l'application
Vina Caisse s'installe directement depuis le portail web, sans passer par le Play Store.
vinacaisse.vinamaster.com
- 1Ouvrez
vinacaisse.vinamaster.comdans le navigateur du téléphone Android, et appuyez sur Télécharger l'APK. - 2Ouvrez le fichier téléchargé depuis la notification. Android affiche un avertissement « source inconnue » car l'app ne vient pas du Play Store — c'est normal, appuyez sur Paramètres puis activez Autoriser depuis cette source pour le navigateur.
- 3Revenez en arrière et appuyez de nouveau sur le fichier
.apkpour lancer l'installation. - 4Une fois installée, ouvrez l'app et connectez-vous avec l'email et le mot de passe fournis par votre administrateur Vina Master.
Mises à jourLe lien de téléchargement ne change jamais : à chaque nouvelle version, il suffit de retélécharger et réinstaller depuis la même page.
02
Première connexion
Ce que voit chaque type de compte juste après connexion.
| Compte | Onglets visibles |
|---|---|
| ADMIN | Accueil, Ma caisse, Business, Employés, Plus |
| STAFF avec caisse | Ma caisse, Plus |
| STAFF sans caisse | Plus uniquement (fiche RH pure, pas de mouvement d'argent) |
Mot de passe oubliéIl n'y a pas encore de réinitialisation automatique dans l'app : contactez votre administrateur, qui peut définir un nouveau mot de passe depuis Employés → Modifier.
03
Tableau de bord (Admin)
Premier écran de l'Admin après connexion : la vue d'ensemble de toute l'entreprise, tous employés confondus.
Tableau de bord
Solde global
985 000 Ar
Entrées
1 070 000
Sorties
85 000
Employés
2
Répartition par moyen de paiement
Mvola 120kEspèces 365kChèque 500k
🔍Rechercher par motif, montant…
Règlement client — chèque
Chèque · CHQ-0451
+500k
Vente comptoir
Espèces
+450k
Reconstitution fidèle — données de démonstration
Le tableau de bord affiche :
- Solde global, entrées, sorties du mois — toutes caisses confondues (Admin + tous les employés).
- Répartition par moyen de paiement — Mvola, Orange Money, Airtel Money, Espèces, Chèque : utile pour savoir combien il reste réellement en liquide vs en mobile money.
- Échéances de paie — les salaires en retard ou à venir sous peu, avec un lien vers l'écran dédié.
- Toutes les transactions — filtrables par employé, par période (aujourd'hui / 7 jours / 30 jours / tout / personnalisé) et par moyen de paiement, avec une recherche par motif ou montant.
04
Ma caisse
L'écran central de l'app, pour l'Admin comme pour tout Staff qui a une caisse personnelle.
Ma caisse
Solde actuel
985 000 Ar
Mvola 120kEspèces 365kChèque 500k
⬆ Entrée
⬇ Sortie
⇄ Transfert
ToutEspècesMvolaChèque
Règlement client
Chèque · CHQ-0451 · En caisse
+500 000
Vente comptoir
Espèces
+450 000
Achat fournitures
Espèces
-85 000
Reconstitution fidèle — données de démonstration
Enregistrer une entrée ou une sortie
- 1Appuyez sur Entrée (encaissement) ou Sortie (dépense).
- 2Renseignez le motif, le montant, et choisissez le moyen de paiement : Mvola, Orange Money, Airtel Money, Espèces ou Chèque.
- 3Optionnel : rattachez le mouvement à une fiche Business pour suivre la rentabilité d'une activité précise.
- 4Validez — le solde du moyen de paiement concerné est mis à jour immédiatement.
Une règle importanteChaque moyen de paiement a son propre solde. Une sortie par Mvola est refusée si le solde Mvola est insuffisant — même si le solde global de la caisse est largement suffisant. Le chèque, lui, ne peut jamais servir de moyen de paiement pour une sortie (voir chapitre suivant).
Filtrer, rechercher, corriger
- Recherche par motif ou montant, et filtre par moyen de paiement, au-dessus de la liste.
- Chaque mouvement peut être modifié ou supprimé (avec motif de correction obligatoire, gardé dans l'historique) — sauf les mouvements générés automatiquement par le système (transferts reçus, résolutions de chèque), qui sont verrouillés pour garder une traçabilité fiable.
Transférer de l'argent
Le bouton Transfert déplace un montant, dans un moyen de paiement donné, de votre caisse vers celle d'un autre employé (ou l'inverse). Le compte destinataire doit avoir une caisse activée — impossible de transférer vers un employé sans caisse.
05
Les chèques
Un chèque n'est pas un simple moyen de paiement comme les autres : c'est un objet unique et non fractionnable, identifié par son numéro, qui suit son propre cycle de vie.
Reçu / En caisse
→
Transféré
ou
Versé en banque
ou
Retiré en espèces
- Réception : encaissé comme une Entrée normale, en choisissant « Chèque » comme moyen de paiement et en saisissant son numéro.
- Transfert : envoyé à un autre employé (typiquement du Staff vers l'Admin) — directement depuis la ligne de la transaction.
- Versement en banque : le chèque quitte la caisse, sans impact sur le solde Espèces.
- Retrait en espèces : le chèque est encaissé physiquement à la banque — le montant est automatiquement ajouté au solde Espèces.
Ce qu'un chèque n'est pasOn ne peut jamais « payer » une sortie par chèque : un chèque de 500 000 Ar ne peut pas régler un achat de 300 000 Ar en laissant un « reste » de 200 000 — ce n'est pas un solde qu'on entame, c'est un document qu'on encaisse en entier.
Restriction StaffUn Staff peut recevoir un chèque, mais ne peut jamais payer une sortie par chèque — action réservée à l'Admin.
06
Business (fiches)
Un « Business » regroupe les entrées/sorties liées à une activité précise (une boutique, un véhicule, une location…) pour en suivre la rentabilité isolément.
Business
🔍Rechercher par nom, type…
Boutique Analakely
Commerce
+570k
-85k
Boutique Analakely
Mois en cours30 joursTout
Entrées
570 000
Sorties
85 000
Reconstitution fidèle — données de démonstration
- 1Dans l'onglet Business, appuyez sur + Nouvelle, donnez un nom et un type (ex: Maison, Commerce, Véhicule).
- 2Lors de l'ajout d'une entrée ou sortie dans Ma caisse, rattachez-la à cette fiche via le champ optionnel « Fiche ».
- 3Ouvrez la fiche pour voir ses totaux et la liste de ses mouvements, avec un filtre par date (par défaut : le mois en cours).
- 4La liste elle-même se recherche par nom ou type.
07
Les employés
Réservé à l'Admin. Deux types d'employés bien différents.
Employés
🔍Rechercher un employé…
Bemaly Rasoa
Ancienneté : 3 ans 6 mois
Solde : 0 Ar
Hery Andria
Sans caisse · Ancienneté : 1 an 3 mois
Reconstitution fidèle — données de démonstration
- 1Onglet Employés → + Nouveau. Renseignez nom, email, mot de passe, et le contrat (salaire, jour de paie, congés/mois, repos hebdo).
- 2Décochez A une caisse personnelle pour un employé purement administratif (ex: personnel de ménage sans manipulation d'argent) — email et mot de passe deviennent alors optionnels, c'est une simple fiche RH.
- 3Date d'embauche antérieure et solde de congés de départ : pour un employé qui travaille déjà depuis des années, indiquez sa vraie date d'embauche (pour l'ancienneté affichée) et le nombre de jours de congés déjà acquis, pour ne pas repartir de zéro.
- 4Recherche par nom/email au-dessus de la liste ; chaque carte affiche l'ancienneté calculée automatiquement.
Activer la caisse plus tardSi un employé sans caisse doit finalement en obtenir une, ouvrez Modifier et activez l'interrupteur — l'app exige alors un email et un mot de passe dans la foulée, pour qu'il puisse se connecter.
08
Espace RH
Accessible depuis la fiche employé (bouton RH) : contrat, congés, absences, avances et paie, tout au même endroit.
RH · Bemaly Rasoa
Contrat
Salaire : 300 000 Ar
Congés : 2,5 j/mois
Paie le 30 du mois
Congés : 2,5 j/mois
Paie le 30 du mois
Solde de congés
4,5 jours
Avances sur salaire
50 000 Ar
Payé
0
Reste à payer
50 000
Reconstitution fidèle — données de démonstration
- Contrat : salaire mensuel, jour de paie, congés/mois, jours de repos — tout est modifiable à tout moment.
- Congés : le solde s'accumule automatiquement chaque mois depuis l'ajout de l'employé dans le système (+ le solde de départ éventuel), moins les congés pris.
- Absences : maladie, absence ou congé, avec ou sans impact sur le salaire — un aperçu des plus récentes est visible ici, avec un lien Voir tout vers l'historique complet.
- Avances sur salaire : montant, nombre d'échéances (ou montant mensuel), avec une date modifiable — utile si l'avance a été versée avant sa saisie dans l'app. Affiche le montant déjà remboursé et le reste dû.
- Paie : l'app calcule automatiquement le salaire du mois (salaire de base − absences − avances), puis le bouton Payer le salaire enregistre le paiement (moyen de paiement au choix) et l'ajoute à l'historique.
09
Historique des absences & paiements
Deux écrans dédiés, accessibles via « Voir tout » depuis la fiche RH d'un employé.
- Recherche (motif, mois selon l'écran) et filtre par période (30 jours, 90 jours, tout, personnalisé) en haut de chaque liste.
- Pour les absences, un filtre supplémentaire par type (Maladie / Absence / Congé).
- Les listes sont paginées et triées du plus récent au plus ancien — faites défiler pour charger la suite automatiquement.
10
Profil & assistance
Dans l'onglet Plus, accessible à tous les comptes.
- Profil : voir ses informations de compte et se déconnecter.
- Un problème technique ? Contactez le support Vina Master (coordonnées ci-dessous).
| Canal | Coordonnée |
|---|---|
| Téléphone / WhatsApp | 034 70 208 47 |
| vinacaisse@gmail.com | |
| Vina Master |
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